Daire alım satım sözleşmesinin kaybolması, yeni bir satışın hazırlanmasını veya miras işlemlerini yavaşlatabilir. Sırbistan'da taşınmaz sahibi olarak tapuya kayıtlıysanız, kâğıt nüshanın kaybolması kayıttaki statünüzü değiştirmez; ancak sözleşmede kararlaştırılan fiyat, ödeme biçimi ve diğer yükümlülüklerin görülmesi için belgenin kendisi yine de gereklidir.
Sözleşmenin bir nüshası, belgeyi onaylayan noterden, onayı yapan mahkemenin arşivinden veya sözleşme daha önce kendilerine iletilmişse kadastrodan istenebilir. Kopyanın düzenlenmesi için alım bilgilerinin, kimlik belgelerinin ve belgeyi alma hakkına sahip olunduğuna dair kanıtın hazırlanması gerekir.
Aramanın başlatılması için en önemli unsurlar şunlardır: sözleşmenin onay numarası, onay tarihi veya yaklaşık yılı, onayı yapan noterin ya da mahkemenin adı ve tarafların adları. Bu bilgiler, talebin doğru belgeyle eşleştirilmesini sağlayarak aramanın yalnızca dairenin adresine göre yapılmasını önler.
Bu bilgiler eski yazışmalarda, konut kredisi belgelerinde, vergi kararlarında veya hak tescil kararında bulunabilir. Ayrıca sözleşmenin diğer tarafı (satıcı) kendi nüshasına bakarak onay sayfasındaki bilgileri okuyabilir. Numara bilinmiyorsa yaklaşık satın alma yılı, tarafların adları ve taşınmaza ilişkin bilgiler belirtilerek büro veya mahkeme arşivinden daha ileri bir araştırma için yönlendirme istenir.
Onaylanmış veya resmî şekle getirilmiş sözleşmeler için belgeyi onaylayan noter bürosu, arşivinden kopya düzenler; Noterlik Kanunu bu belgelerin kalıcı olarak saklanmasını öngörmektedir. Başvuruda, talep sahibinin sıfatı (alıcı, satıcı veya başka bir hukuki dayanak) belirtilir. Noter artık görev yapmıyorsa, Sırbistan Noterlik Odası dosyaların hangi notere devredildiği bilgisini verir.
Sözleşmeyi onaylayan mahkemeye veya onun arşivini devralan mahkemeye başvurulur ve yazı işlerinden prosedür hakkında bilgi alınır. Örneğin Niş Temel Mahkemesi, onay numarası, istenen belgenin türü ve amacın gerekçesi için alanlar içeren özel bir form sunuyor. Kopya alma hakkı, taraflara ve haklı menfaati bulunan kişilere aittir. Sözleşme bulunamazsa, olası bir onay belgesi düzenlenmesi için onay sicili kontrol edilir; ancak bu belge yalnızca onayın varlığını kanıtlar, sözleşmenin tam metnini içermez. Bu nedenle önceden, söz konusu belgenin işleminiz için kabul edilip edilmeyeceğinin sorulması gerekir.
Sözleşme tapu tescili için dayanak olarak kullanıldıysa, yetkili kurumdan belge koleksiyonunun incelenmesi ve kopya düzenlenmesi istenir. Sırbistan Cumhuriyeti Jeodezi Kurumu (RGZ), talebin randevu alınarak elden veya postayla iletildiğini, başvuruda kadastro belediyesi, parsel, daire bilgileri ve hukuki menfaat kanıtının belirtilmesi gerektiğini bildiriyor. Kadastro kayıt örneği taşınmazı ve hakları gösterir, ancak sözleşme hükümlerini, fiyatı ve ödeme biçimini içermez; bu bilgiler yalnızca koleksiyondaki asıl belgede yer alır.
Belgeler yalnızca dairenin adresinin bilinmesiyle alınamaz; belgeyi alma hakkı sıkı biçimde denetlenir.
Alıcı veya satıcı, talebiyle birlikte kimlik kartı ya da pasaport sunar (varsa öngörülen form üzerinden). Soyadı değişmişse, eski ve yeni durumu birleştiren bir kanıtın gerekip gerekmediği önceden kontrol edilmelidir. Mirasçı, kimlik belgesi ve (verilmişse) kesinleşmiş miras kararını ibraz eder. Devam eden bir miras işlemi için kopya isteniyorsa, hangi ek belgelerin gerektiği dosyayı yürüten mahkeme veya noterden öğrenilir. Vekil, kimlik belgesi ve sözleşmenin temin edilip teslim alınmasını açıkça kapsayan bir vekâletname sunar; onaylı imza gerekip gerekmediği önceden sorulmalıdır. Ödeme, kurumun talimatına göre yapılır; doğru hesap, tutar ve ödeme referans numarası önceden doğrulanır.
Her başvuruda tarafların adları, onay tarihi veya yaklaşık yılı, dosya numarası, daireye ilişkin bilgiler, başvuru sahibinin iletişim bilgileri ve belgeyi isteme gerekçesi belirtilir.
Başvurudan önce, belgeyi talep eden kuruma onaylı kopya mı, noter nüshası mı yoksa sıradan bir kopya mı gerektiği sorulmalıdır; telefonla çekilen fotoğraf yalnızca aramayı kolaylaştırır, resmî işlemlerde onaylı belgenin yerini tutmaz.
Noter tarifesine göre sonradan düzenlenen kopyanın ücreti sayfa başına 1,5 puandır. KDV hariç 180 dinar olan puan değeriyle maliyet, KDV hariç sayfa başına 270 dinardır; büronun hesaplayabileceği ek masraflar da olabilir. Mahkeme ve kadastro kendi harçlarını uygular.
Belgenin teslim süresi, özellikle dosyaları arşivlerde bulunan onlarca yıllık sözleşmelerde, belgenin yaşına bağlıdır.
Asıl sözleşmenin yanı sıra ek protokollerin kopyaları ve satıcının, satış bedeli ödendikten sonra tapu tescili için verdiği onay beyanı da istenmelidir; çünkü sözleşmenin temel metni bu sonraki belgeleri içermez.
Belgeleri teslim alırken tüm sayfaları, onay mühürlerini ve eklerini kontrol ederek tam metni aldığınızdan, bir özet ya da onay belgesi almadığınızdan emin olun. Kâğıt nüshanın kalıcı olarak saklanması ve onay numarası ile yerinin belirtildiği ayrı bir dijital taramanın oluşturulması önerilir.
